Tot mai multe organizatii îsi digitalizeaza modul de comunicare cu clientii, iar principalul scop al trecerii în online este eliminarea hârtiei. De ce se face aceasta tranzitie? Printre principalele motive se numara reducerea costurilor documentelor imprimate pe hârtie, economisirea timpului si cresterea mobilitatii organizarii documentelor. Odata eliminata hârtia se renunta si la practicarea semnaturii clasice, care se dovedeste ineficienta mai ales în contextul unui flux de lucru electronic.
În acest caz se apeleaza la semnatura electronica. Prin înlocuirea procesului clasic de semnatura cu cea electronica, organizatia va realiza un flux de lucru bazat pe documente electronice, fara a fi nevoie de prezenta fizica a clientului.
Semnatura electronica este folosita din mai multe motive. În primul rând ofera rapiditate, fiind mai facil sa semnezi un document electronic decât sa îl printezi si sa îl scanezi. În al doilea rând, nu este nevoie de prezenta fizica: semnatura electronica ajuta la semnarea unui act oriunde si oricând, conditia minima fiind conexiunea la internet.
În al treilea rând, este vorba despre securitate, pentru ca o semnatura electronica este mai sigura decât cea clasica, fiind mai greu de falsificat. Nu în ultimul rând, semnaturile electronice pot fi utilizate ca mecanism de protectie pentru a preveni frauda sau falsificarea. În cazul în care un document este modificat dupa semnare, semnatura va fi invalidata.
Semnaturile electronice sunt de trei tipuri:
– Semnatura electronica simpla (SES) – este cea mai folosita, fiind o semnatura scrisa de mâna care a fost scanata si salvata drept imagine digitala.
– Semnatura electronica avansata (AES) – un tip de semnatura digitala care utilizeaza metode criptografice pentru a verifica identitatea semnatarului.
– Semnaturi electronice calificate (QES) – un tip de semnatura digitala care îndeplineste anumite cerinte legale. În plus, semnatura include securitate avansata si alte verificari suplimentare.
Tipul de semnatura electronica îl poti alege în functie de nivelul de securitate dorit. Daca trebuie semnate contracte sau alte documente juridice vei avea nevoie, în principiu, de semnaturi electronice avansate sau calificate, însa în acest caz va fi nevoie si de un cost mai mare de implementare.
Procesul de semnare electronica implica si verificarea documentului pentru a se asigura ca nu a fost falsificat, dar si ca semnatura este valida. Acest lucru se face în functie de tipul de semnatura electronica ales:
– Semnatura electronica simpla: În acest caz se verifica daca imaginea semnaturii se potriveste cu cea a semnatarului. Desigur, pentru o mai buna securitate este nevoie si de o discutie fata în fata, prin apel video sau alta metoda de identificare valida.
– Semnatura electronica avansata: Angajatorul se asigura ca doar semnatarul poate controla capacitatea de a crea semnatura prin verificarea certificatului digital care a fost utilizat în acest scop.
– Semnatura electronica calificata: Se verifica cu ajutorul autoritatii de certificare deoarece o semnatura electronica calificata contine un „sigiliu de autoritate gestionat la nivel central”, care nu poate fi falsificat, deci semnatura va fi verificata.
Cele mai populare aplicatii care ofera semnatura electronica sunt Adobe Sign, DocuSign si HelloSign. Pe una dintre aceste aplicatii trebuie realizat un cont al companiei, dupa care se pot încarca documente pentru a fi semnate de catre clienti sau angajatii firmei. Asadar, exista nenumarate solutii digitale pentru a renunta la metoda clasica de semnare a documentelor. Ideal ar fi ca tipul de semnatura electronica sa fie ales în functie de nevoile companiei.
Surse: eclipsesuite.com, globalsign.com